陂政办〔2017〕27号

区人民政府办公室

关于印发档案工作管理办法的通知

各科室及直属机构：

经区人民政府同意，现将《黄陂区人民政府办公室档案工作管理办法》予以印发，请遵照执行。

武汉市黄陂区人民政府办公室

2017年11月8日

黄陂区人民政府办公室档案工作管理办法

第一章 总则

第一条  为加强黄陂区人民政府办公室档案工作，有效保护和利用档案，维护历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《武汉市档案管理条例》等法律法规要求，结合我办实际，制定本办法。

第二条  黄陂区人民政府办公室档案是指办公室开展各项工作和活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料（包括文字、图表、照片、录音录像、电子文件、实物等）。

第三条  黄陂区人民政府办公室档案实行集中统一管理原则。各科室负责收集、整理归档文件材料，定期交档案室进行集中统一立卷归档。任何单位或个人不得将应归档的文件材料据为己有或者拒绝归档。

第二章 档案管理体制和职责

第四条  办公室应明确档案工作的分管领导，落实负责档案工作的职能机构和专职档案人员，建立健全档案工作网络，切实解决档案工作中的实际问题。

第五条  各科室要指定人员负责管理本科室的文件材料收集、整理，并把档案工作纳入到工作计划，纳入到有关人员的岗位职责，确保本科室文件材料的齐全完整，并按照要求及时向档案室移交。

第六条  档案室为档案工作的具体责任部门，负有管理和指导职责，应履行以下档案工作职责：

1．贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合办公室实际情况，制订并组织实施档案工作的规章制度。

2．制定办公室档案工作的计划，并组织实施。对办公室各科室文件材料的形成、收集、整理、归档和数字化工作进行监督、检查和业务指导。

3．集中统一管理办公室各种门类和载体的档案，开展接收、整理、保管、鉴定、统计、信息化建设等各项业务建设，按规定定期向区档案馆移交档案。

4．组织开展档案信息化建设和开发利用工作，负责编制档案检索工具，编辑档案参考资料，为办公室提供档案信息资源利用服务。

5．开展档案工作交流和协作活动。

6．完成领导交办的其他工作。

第七条  各科室档案人员为文件材料收集、整理、归档工作的具体责任人，工作职责如下：

1．认真贯彻办公室的档案管理制度，做好本科室文件材料的收集、整理和平时归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确、无损。

2．按时将产生的全部归档文件材料经规范整理编目后，向档案室移交，并办理交接手续，移交的文件材料应为原件。

3．积极参加档案活动，增强档案意识，提高档案业务水平，协助档案室做好立卷归档工作。

第三章 归档文件材料的收集、整理

第八条  凡是反映办公室主要职能活动和基本历史面貌的，具有保存价值的各种载体的文件材料（包括收发文件、内部文件、各种会议文件和记录、领导讲话稿、出版物原稿和样本、各种统计表、简报、图册、照片、录像、录音、电子文件、实物等）均应收集齐全，整理归档。

第九条  办公室各科室的档案人员，在工作中应随时注意文件材料的收集，及时督促和协助经办人将与该项工作有关的文件材料及其电子文件收集齐全，进行整理和平时归档工作，以保证档案的齐全完整。各种门类和载体的文件材料，均由文件材料形成科室按档案业务标准的规定和要求进行整理，并定期向档案室归档。

第十条  各科室人员要积极协助档案人员，共同做好文件的收集和保管工作，保证经办文件齐全完整。文件办理完毕后应及时整理相关材料，交档案人员保管，不得据为己有。工作变动或因故离职时，当事人应及时将经办的文件材料向接办人员或档案人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第十一条  归档文件材料的质量要求：

1．应归档的文件材料必须齐全、完整、准确、系统。

2．归档的文件材料须符合文件格式书写标准，一律用钢笔或水笔书写清楚、字迹工整、图样清晰、签署齐全，材料质地优良、耐久性好，符合国家有关规范和标准，便于长期保管。

3．归档的电子文件，应实时备份，保证数据安全、可读、可用，并与纸质文件一并归档。

4．照片、录音、录像等在归档时，要请经办人员注明其时间、地点、人物、事件、拍摄人员等信息，并刻录到光盘上一起归档。

第四章 文件材料的立卷归档

第十二条  区人民政府办公室档案按照一个独立的全宗进行整理、保管和移交，分为文书档案、电子档案、会计档案、声像档案、科技档案、实物档案、专业档案等七大类。

第十三条  为统一整理规范，保证档案质量，整理工作由相关科室档案人员配合，档案室对各科室送交的归档文件材料进行审核，按年度、项目系统排列、整理编目、归档。

第十四条  整理要求

（一）应遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（二）卷内文件纸张如有破损，应予修补；纸张过大的，要折成A4大小，小于A4不易装订的应粘贴到A4纸上；字迹已扩散的应复印后一并归档，复印件与原件页号相同，原件在前，复印件在后。

（三）装订前要去除文件上的全部金属物，装订要整齐，不漏页、不倒页、不妨碍阅读。

（四）文书档案保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。

1．文书档案以件为单位进行装订，一般先按年度、保管期限区分，然后按时间顺序排列，同一具体问题的文件材料尽可能排列在一起，会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。

2．对密不可分的一组材料，卷内文件排列按照正件在前，附件在后；正件在前，签发稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；译文在前，原文在后排列。

3．文书档案按照国家标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）整理，便于查找利用。

4．各科室每年形成的文书档案于次年6月底前移交档案室。

（五）基建档案、设备等科技档案保管期限分为永久、长期、短期。

1．以卷为单位采用三孔一线装订，基建档案按项目区分，然后按单位工程结合阶段、结构、专业组卷。设备档案按类型组卷。

2．基建档案一式四套，设备档案一式一套移交档案室。基建档案在工程竣工后3个月内归档，设备档案在设备安装测试合格后立即归档。

3．按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)整理。

（六）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。按年度、保管期限分类，由行政人事科按照《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)要求整理，暂由行政人事科保管一年。期满之后，由行政人事科编制移交清册，移交档案室。

（七）照片档案以卷为单位，录音录像、光盘、实物档案以件为单位整理，录音、录像拍摄完毕，照片档案冲洗加工后，连同文字说明及时移交档案室。

第十五条  办公室须配备相应的档案管理软件，对永久、长期保管档案进行数字化扫描，建立案卷级、文件级目录数据库和全文数据库。

第五章 档案保管与利用

第十六条  办公室档案按照集中统一管理原则，由办公室档案室集中统一保管。

第十七条  档案库房应确定专人负责管理，配备数量充足的档案装具和必要的防护设施，切实做好防火、防盗、防虫、防尘、防光、防鼠、防潮和防有害气体等工作，保持库房整洁卫生。

第十八条  档案室根据实际需要，编制档案目录等检索工具和编研材料，按规定积极提供档案利用，主动做好各项服务工作。

第十九条  查阅公开档案须按规定办理登记手续，对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经分管领导批准方可查阅，必要时报请主要领导审批。

第二十条  其他单位和个人需要查阅档案，应当持单位介绍信或本人合法证件，并经单位领导审批，方可提供利用。

第二十一条  非档案室工作人员不得随便进出档案室，档案人员离开时，要关好门窗，发现问题及时报告处理。

第二十二条  档案原件原则上不外借，确因工作需要，需经分管领导批准，并严格办理登记手续，且外借时间不得超过7天，并保证其完好无损。对归还档案，档案员应仔细清点，核查无误方可签字注销，若发现问题应及时处理。

第二十三条  有密级的文件材料，严格登记和交接手续，不随便乱丢放文件材料，不自行扩大借阅范围，不私自摘录或公开引用，不擅自复印、翻印。

第六章  附   则

第二十四条  本办法自公布之日起执行。

附件：机关档案分类方案、归档范围和保管期限表（修订）

抄送：区委各部门，区人武部，各人民团体；

    区人大常委会办公室，区政协办公室，区法院、检察院。

武汉市黄陂区人民政府办公室                2017年11月8日印发